Temat: Korespondencja seryjna
Korespondencja seryjna KS to narzędzie edytora tekstu ułatwiające tworzenie serii dokumentów jednakowej treści np. listów seryjnych, wiadomości e-mail oraz kopert, etykiet lub katalogu. Najczęstszym zastosowaniem korespondencji seryjnej jest tworzenie listów seryjnych w postaci zaproszeń, zawiadomień czy wezwań o tej samej treści do różnych osób, firm czy instytucji. Przy pomocy KS można także drukować nalepki (etykiety) lub adresy na kopertach.
Aby wywołać korespondencję seryjną w programie WORD należy uruchomić menu Korespondencja
(w starszych wersjach menu Narzędzia/Listy i dokumenty wysyłkowe/korespondencja seryjna)
Tworzenie dokumentów korespondencji seryjnej:
1. Przygotowanie źródła danych (bazy danych)
Źródłem danych może być tabela w pliku edytora WORD, tabela w arkuszu kalkulacyjnym Excel lub bazie danych Access.
Tabela z danymi musi zawierać wiersz nagłówkowy (nazwy kolumn tabeli).
Źródło danych powinno zawierać informacje, które mają być scalone z dokumentem głównym np. nazwiska, adresy itd.
W przypadku konieczności dokonania zmian w pliku źródłowym (bazie danych) należy po wskazaniu pliku z danymi przejść do edycji źródła danych i wprowadzić niezbędne korekty.
KORESPONDENCJA/EDYTUJ LISTĘ ADRESATÓW/wskazać w oknie Źródło danych plik z bazą danych i wybrać przycisk EDYTUJ wyświetli się okno FORMULARZ DANYCH gdzie można podglądać dane lub dokonać edycji (dodawanie lub usuwanie rekordu, zmiana).
UWAGA !
Formatowanie tekstu w tabeli ze źródłem danych nie wpływa na format tekstu w dokumentach wynikowych.
2. Przygotowanie dokumentu głównego (wzorca) – polega na wpisaniu treści stałej (jednakowej dla wszystkich) – tekstu, grafiki, itp. oraz wprowadzeniu nazw pól (kolumn) ze źródła danych.
Jeżeli nie wszystkie rekordy ze źródła danych mają być wykorzystane można skorzystać z filtrowania (wybór listy adresatów KS na podstawie odpowiednich warunków logicznych).
Dla lepszego dopasowania dokumentów wynikowych KS można zastosować specjalne funkcje zwane regułami. Najczęściej stosowane są reguły: Jeśli.. to… inaczej oraz Pomiń rekord jeśli.
3. Utworzenie dokumentów wynikowych KS – odbywa się poprzez scalanie treści stałej z wybranymi polami ze źródła danych; scalenie można przeprowadzić do nowego dokumentu (pliku) lub na drukarkę.
W wyniku tworzenia KS powstają więc dwa dokumenty:
- plik główny KS (wzorzec)
- plik wynikowy KS (zawierający tyle stron, kopert lub etykiet ile rekordów bazy danych zostało scalonych).
Szczegółowy opis czynności (wygodne jest uruchomienie kreatora KS)
Krok 1: Wybór typu dokumentu KS (np. listy seryjne, etykiety, koperty)
Krok 2: Wybór dokumentu początkowego KS (tworzenie dokumentu głównego KS można wykonać
w bieżącym dokumencie lub z wykorzystaniem szablonu lub w zapisanym wcześniej pliku)
Krok 3: Wybór źródła danych (bazy danych) – istniejący plik (utworzony programem np. Word, Excel, Access), adresy e-mail z programu Outlook lub utworzenie nowej bazy danych;
Krok 4: Edycja dokumentu i wstawienie pól ze źródła danych, ewentualnie zastosowanie filtrowania
(treść listu, adresy itp.)
Krok 5: Podgląd/przeglądanie dokumentów wynikowych KS
Krok 6: Scalenie/wygenerowanie dokumentów wynikowych KS (utworzenie nowego dokumentu lub wydruk)
Ćwiczenia
Ćwiczenie 1 (listy seryjne)
Przygotuj listy seryjne do rodziców uczniów mających problemy w nauce z zaproszeniem na wywiadówkę, która odbędzie się (podać: data, godzina, miejsce-sala). W czasie wywiadówki wykład na temat metod efektywnego uczenia się przedstawi pracownik Uniwersytetu Rzeszowskiego (podać: imię i nazwisko). Zaproszenie powinni otrzymać rodzice tych uczniów, którzy w wyniku klasyfikacji śródrocznej uzyskali średnią ocen niższa niż np. 3,5 lub mieli co najmniej jedną ocenę niedostateczną.
Ustaw rozmiar dokumentów na B5 (176×250 mm) w układzie pionowym (orientacja pionowa), marginesy lewy, prawy, górny i dolny ustaw po 1,5 cm.
Zadbaj o właściwą treść listu, dołącz stosowny element graficzny (np. logo szkoły pobrane z Internetu), datę i podpis (dobierz czcionkę dla podpisu).
Źródło danych znajduje się w pliku KSoceny. Pobierz ten plik na swój komputer.
Plik główny (wzorzec) korespondencji seryjnej zapisz pod nazwą WzórWywiadówkaNazwiskoImię (np. WzórWywiadówkaKowalskiJan).
Plik wynikowy korespondencji seryjnej zapisz pod nazwą WywiadówkaNazwiskoImię (np. WywiadówkaKowalskiJan).
Ćwiczenie 2 (koperty)
Przygotuj do wydruku koperty zaadresowane do rodziców uczniów klas drugich i trzecich mieszkających poza Warszawą. Koperta powinna mieć rozmiar C5(162*229 mm).
Oprócz adresu odbiorcy na kopercie umieść dodatkowo adres zwrotny szkoły (II LO w Rzeszowie)
oraz w prawym górnym rogu koperty znak graficzny symbolizujący znaczek pocztowy.
Źródło danych znajduje się w pliku KSadresy. Pobierz ten plik na swój komputer.
Plik główny (wzorzec) korespondencji seryjnej zapisz pod nazwą WzórKopertaNazwiskoImię (np.WzórKopertaKowalskiJan)
Plik wynikowy korespondencji seryjnej zapisz pod nazwą KopertaNazwiskoImię (np. KopertaKowalskiJan)
Ćwiczenie 3 (dodatkowe – dla zainteresowanych)
Przygotuj zawiadomienie do wszystkich uczniów szkoły o zmianie w trybie kształcenia.
Od dnia (podać datę) w szkole wprowadzone jest nauczanie w trybie hybrydowym.
Przygotuj odpowiednią treść zawiadomienia o tej zmianie w nauczaniu informując, że uczniowie klas I realizują zajęcia w szkole w trybie stacjonarnym natomiast uczniowie pozostałych klas uczą się zdalnie z domu. Ustaw rozmiar dokumentów na A5.
Źródło danych znajduje się w pliku KSadresy. Pobierz ten plik na swój komputer.
Plik główny (wzorzec) korespondencji seryjnej zapisz pod nazwą WzórZawiadomienieNazwiskoImię (np. WzórZawiadomienieKowalskiJan),
Plik wynikowy korespondencji seryjnej zapisz pod nazwą ZawiadomienieNazwiskoImię (np. ZawiadomienieKowalskiJan)
Do sprawdzenia należy odesłać dwa pliki: plik wzorca i plik wynikowy korespondencji seryjnej.