Temat: Automatyzowanie pracy w edytorze tekstu

 

Szablony

Szablon to podstawowy wzór dokumentu, na bazie którego tworzy się plik wynikowy. W edytorze Word każdy dokument tworzy się na podstawie szablonu. Domyślnie jest to szablon Normal, który jest szablonem podstawowym zawierającym najważniejsze ustawienia dla dokumentu takie jak nazwa i rozmiar czcionki, rozmiar strony, ustawienia marginesów, akapitów itd.  Użytkownik może także wybrać  inny szablon z listy dostępnych szablonów np. Biznes, Kartki, Ulotki

Sprawdź dostępne szablony programu Word => Plik/Nowe/Szablony w witrynie Office.com

Można wybrać szablon wg kategorii (np. Biznes, Kartki, Ulotki, …) lub wyszukać szablon online wpisując w pole wyszukiwania nazwę szablonu (np. etykieta, formularz, życiorys, kalendarz, dyplom, raport)

Przykład

Znajdź dowolny szablon w kategorii Ulotka (np. Impreza jesienna) i utwórz na jego podstawie dokument (uzupełnij pola szablonu przykładowymi danymi).

Zapisz dokument pod nazwą ulotka.

 

Można również stworzyć własny szablon. Nowy szablon może także powstać na podstawie innego szablonu.

Po opracowaniu wzoru dokumentu przy pomocy edytora Word należy taki plik zapisać jako szablon wybierając operację:

  • Plik/Zapisz jako/Zapisz jako typ/Szablon programu Word lub Szablon programu Word z obsługą makr
  • Zapisz w – wskazać lokalizację pliku np. Pulpit
  • Wpisać nazwę pliku
  • Potwierdzić przyciskiem Zapisz

 

Ćwiczenie 1

Przygotuj w edytorze Word szablon strony tytułowej gazetki szkolnej HALO DRUGIE. Dokument powinien zawierać stałe elementy jak tytuł czy logo oraz elementy zmienne w każdym numerze gazetki jak numer, data wydania oraz miejsce na krótki opis najciekawszych artykułów w bieżącym numerze itd.

Strona tytułowa ma rozmiar A5 w układzie pionowym (orientacja) z marginesami po 1 cm.

Zapisz szablon pod nazwą GazetkaNazwiskoImię (np. GazetkaKowalskiJan).

 

Ćwiczenie 2

Przygotuj szablon listu gratulacyjnego dla rodziców ucznia, który uzyskał w wyniku klasyfikacji rocznej bardzo wysokie wyniki w nauce i wzorowe zachowanie. List powinien zawierać stałe elementy jak logo i nazwę szkoły, treść z gratulacjami a także miejsce na podanie danych dotyczących wyróżnionego ucznia i jego rodziców oraz datę.

List ma rozmiar A4 w układzie pionowym (orientacja) z marginesami po 2 cm.

Zapisz szablon nazwą GratulacjeNazwiskoImię (np. GratulacjeKowalskiJan).

 

Makropolecenia

Makro (makropolecenie, makrodefinicja) to program, w którym w postaci instrukcji języka programowania zapisany jest ciąg czynności. Makro stosuje się dla zautomatyzowania ciągu powtarzających się czynności. Aby utworzyć makro należy zapisać ciąg instrukcji w języku programowania VBA (Visual Basic for Applications) lub wykonać odpowiednie czynności w trybie rejestrowania makra. Każde makro ma swoja nazwę, może mieć przypisany klawisz skrótu lub przycisk w wierszu narzędzi.

Makropolecenia mogą zawierać niebezpieczny kod dlatego korzystanie z nich wymaga zachowania ostrożności i odpowiedniego ustawienia makr w opcjach programu Word.

UWAGA

Jeśli w programie Word makra są wyłączone  to przed tworzeniem makropoleceń lub korzystaniem z już utworzonych makropoleceń należy je włączyć.

Można to uzyskać poprzez Przycisk Włącz zawartość na żółtym pasku (patrz rysunek)

 

lub włączenie wszystkich makr w opcjach programu => Plik/Opcje/Centrum zaufania/Ustawienia centrum zaufania/Ustawienia makr

Aby utworzyć makro w trybie rejestrowania należy:

  • Wywołać operację Widok/Makra/zarejestruj makro…
  • W oknie rejestrowania makra podać nazwę makropolecenia, wybrać miejsce przechowywania makra (wszystkie dokumenty lub bieżący dokument), można również podać krótki opis makropolecenia oraz przypisać makro do przycisku lub skrótu z klawiatury (np. CTRL+litera, ALT+litera)
  • Wykonać operacje objęte rejestrowaniem
  • Wyłączyć rejestrowanie makra Widok/Makra/Zatrzymaj rejestrowanie

UWAGA

W czasie rejestrowania makra edycja dokumentu jest utrudniona.

Nie jest w pełni dostępna edycja dokumentu przy pomocy myszy (np. nie jest możliwe zaznaczanie tekstu myszą). Należy więc w większym zakresie posługiwać się klawiaturą lub częściej korzystać z menu programu, do którego dostęp myszą jest możliwy.

Zarejestrowane makra są dostępne na liście Widok/Makra/Wyświetl makra. Wskazując makro i wybierając opcje Edytuj można przeglądać i modyfikować kod makropolecenia w języku VBA

 

Uruchomienie makra

  • Widok/makra/Wyświetl makra/ wskazać nazwę makra i kliknąć Uruchom (ALT+F8)
  • Wybrać skrót z klawiatury (jeśli był zarejestrowany)
  • Wybrać z paska narzędzi Szybki dostęp odpowiedni przycisk

 

Dodawanie makra do menu programu Word

Po utworzeniu i zapisaniu makra należy przejść do opcji programu Word i wybrać Dostosowywanie wstążki.

Plik/Opcje/Dostosowywanie wstążki

Z rozwijalnej listy poleceń wybrać Makra i zaznaczyc odpowiednie makro.

W kolumnie po prawej stronie okna należy wskazać Kartę, do której ma być dodane makro, przciskiem Nowa grupa utworzyć nową grupę a następnie poleceniem Dodaj >> przypisać makro do tej grupy.

Można też utworzyć nową kartę poleceń, w niej nową grupę i przypisać makro.

Dodatkowo przyciskiem Zmień nazwę można zmienić wyświetlaną nazwę i symbol makra.

Po tych ustawieniach należy przyciskim Ok zapisać wprowadzone zmiany. Nastąpi powrót do dokumentu programu Word, gdzie w odpowiedniej karcie poleceń należy odszukać ikonę makra i sprawdzić poprawność działania.

 

Ćwiczenie 3

Utwórz makro ustawiające w nowym dokumencie rozmiar strony A5 w układzie pionowym oraz lewy, prawy, górny i dolny margines  po 1,5 cm. Ustaw czcionkę Verdana rozmiar 16 i odstępy między wierszami 1,5.

Nazwij makro swoimi inicjałami, klasą i numerem ćwiczenia (np. JK2Ećw3)

Otwórz nowy dokument i sprawdź działanie makroinstrukcji.

 

Ćwiczenie 4

Utwórz makro wstawiające do dokumentu wzór tabeli tygodniowego planu zajęć.

Sformatuj tabelę ustalając odpowiednie nazwy kolumn i wierszy, właściwe obramowanie, wyrównanie komórek, szerokości kolumn itp.

Nazwij makro swoimi inicjałami, klasą i numerem ćwiczenia (np. JK2Ećw4)

Przypisz makro do skrótu klawiszowego: CTRL+ALT+P

Otwórz nowy dokument i sprawdź działanie makroinstrukcji.